TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTMENT D’UN (E) COORDONNATEUR (TRICE) ET D’UN COMPTABLE DU PROJET SHARP

26 janvier 202426 janvier 2024 ABS

CONTEXTE

L’ABS est un collectif regroupant plus de 100 associations impliquées dans la lutte contre le VIH et le sida et dans la promotion de la santé au niveau des communautés de base. Son approche de travail est basée sur la stratégie de « faire faire » qui consiste à confier l’exécution des projets aux organisations de mise en œuvre renforcées en capacités opérationnelles, en réservant le rôle d’accompagnement technique aux acteurs de terrain à travers la supervision formative ainsi que le suivi & évaluation. ABS a reçu un financement de l’Union Européenne à travers HAI pour mettre en œuvre un projet de plaidoyer sur la SSR pour une durée de 4 ans. ABS pilote le projet en tant que bénéficiaire au Burundi du consortium piloté par HAI dont les 5 autres organisations nationales des pays suivants : la RDC, la Tanzanie, le Kenya, le Rwanda et la Zambie.

Ainsi, pour mieux mener les actions de coordination du projet, l’ABS voudrait, à travers les présents termes de référence, procéder au recrutement pour deux postes :

Un (e) Coordonnateur (trice) de projet qui s’occupe de l’organisation et la gestion des activités
Un (e) Comptable de projet.

COORDONNATEUR DE PROJET :

Résumé du poste

Le Coordonnateur du Projet SHARP financé par l’Union Européenne à travers l’ONG Health Action International « HAI », sera chargé d’assurer la qualité de la programmation du projet d’ABS/Burundi, y compris la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des projets, la gestion du budget et le rapportage narratif et financier. Le Coordonnateur du Projet jouera un rôle important en soutenant le programme de pays afin d’identifier et de poursuivre de nouvelles opportunités de financement, en reliant l’expérience du programme de plaidoyer sur la SSR « SHARP » de l’ABS/Burundi aux programmes de santé à plus long terme. Une fonction clé du Coordonnateur du Projet sera de reconnaître et de renforcer les capacités existantes des organisations partenaires d’ABS.

Le Coordonnateur du Projet devra être un professionnel expérimenté de la santé publique, de la SSR, du plaidoyer ou tout autre domaine relavant des sciences sociales, avoir de solides connaissances dans le travail avec les populations clés ou d’autres groupes vulnérables, maîtriser professionnellement l’anglais en plus d’une forte capacité de communication en français, avoir une vision stratégique sur le secteur, avoir un communicateur fort, et un chef de projet reconnu. Il sera également innovant, axé sur les résultats, diplomate et tout aussi confortable de travailler de manière indépendante et ou en faisant partie d’une équipe.

Principales fonctions/Responsabilités du (de la) Coordonnateur (trice):

Qualité et gestion du programme

Superviser et assurer la mise en œuvre réussie du projet SHARP conformément à la stratégie établie ;
Diriger la planification et la coordination des activités du projet et définir des objectifs de performance de haute qualité garantissant le respect des normes techniques, des meilleures pratiques et des lignes directrices de l’ABS ;
Utiliser des outils de gestion de projet appropriés pour planifier, examiner et suivre les progrès réalisés dans la mise en œuvre du projet ainsi que sur l’utilisation des ressources du projet ;
Mettre en œuvre diverses stratégies de communication proactives pour diffuser les priorités, les livrables et la clarté sur les approches techniques et financières ;
Élaborer et mettre en œuvre un système MEAL solide utilisant des outils et des ressources ABS pour maximiser l’impact du projet sur les participants au projet ;
Améliorer l’utilisation des outils de gestion de projet tels que les plans d’approvisionnement, les examens budgétaires et les processus d’examen des activités ;
Appuyer continuellement le développement professionnel des équipes du projet en offrant une orientation claire, des retours et des opportunités d’apprentissage ;
Identifier les besoins d’assistance technique pour l’ABS et les partenaires d’exécution et prendre l’initiative de développer des SOW pour recevoir des agenda d’assistance de HAI ;
Collaborer avec les gestionnaires de projet des partenaires afin d’assurer une coordination / partage efficace des ressources partagées ;
Soutenir les efforts pour l’intégration appropriée d’ICT pour le développement dans ce projet ;
Aider au développement de nouveaux projets relatif à la SSR et d’autres thématiques jugées pertinentes ;
Mettre à jour la documentation relative à l’approbation, au suivi et à la mise en œuvre du projet ;
Promouvoir des liens solides et des échanges avec d’autres programmes d’ABS / Burundi dans les domaines pertinents d’intervention afin d’assurer le partage des meilleures pratiques et compétences dans le cadre du programme de pays.

Partenariat et renforcement des capacités

Impliquer les partenaires d’exécution à toutes les étapes du cycle du projet pour leur compréhension de la pertinence des approches et des interventions du programme, ainsi que de leurs points de vue sur l’environnement de la zone du projet ainsi que la sensibilité culturelle ;
Intégrer les commentaires des bénéficiaires dans la prise de décision, les conceptions et les ajustements dans le cadre d’une approche de responsabilisation ;
Planifier et mener une stratégie délibérée pour renforcer la capacité des partenaires de l’ABS/Burundi sur le terrain dans les domaines de l’intervention du plaidoyer pour les DSSR ou autre.

Reporting et visibilité

Préparer et soumettre les rapports narratifs du projet au donateur, les tableaux trimestriels de suivi des indicateurs, les rapports d’évaluation de base et finaux, les mises à jour instantanées ainsi que les autres rapports nécessaires / requis par le gouvernement, le donateur ou HAI ;
S’assurer que les activités de suivi, évaluation et apprentissage sont conduites à temps avec la qualité requise ;
Fournir des mises à jour régulières aux organismes de coordination gouvernementaux et non gouvernementaux ;
Préparer de courtes histoires à succès et des mémoires sur l’innovation / les meilleures pratiques ;
Soutenir la cartographie régulière des activités du programme de l’ABS ainsi que sa mise à jour régulière au besoin.

Budgétisation, planification financière et rapports

Garantir l’exécution complète du budget en fonction de prévisions précises ;
S’assurer que les systèmes de gestion financière appropriés sont en place et suivis en coordination avec l’équipe des finances du Programme de pays ;
Travailler en étroite collaboration avec les partenaires locaux pour assurer le suivi et la liquidation des délais en temps opportun et de qualité selon les directives d’ABS ;
Avec le soutien des équipes financières, préparez des rapports financiers pour le projet sous sa supervision ;
Coordonner avec le personnel des opérations pour l’achat et le contrôle des stocks selon les exigences d’ABS ;
En collaboration avec les équipes financières, examiner et analyser les rapports de comparaison budgétaire et prendre les mesures nécessaires pour assurer une utilisation appropriée du budget.

Coordination et communication

En collaboration avec les responsables techniques du programme SHARP et d’autres techniciens techniques pertinents, représente ABS dans des réunions de groupes de coordination ;
Soutenir la recherche, la documentation et le partage des leçons apprises / meilleures pratiques pour les interventions d’urgence du pays.

Compétences du Coordonnateur de projet :

Définit des objectifs clairs et les gère vers eux ;
Collabore efficacement avec le personnel et les parties prenantes ;
Gère les ressources financières avec intégrité ;
Applique les normes de qualité du programme à la conception de projet et à l’apprentissage organisationnel.

Responsabilités de supervision :

Tout le personnel technique aligné sur le projet

QUALIFICATIONS

Doctorat ou Licence en Santé Publique, Sciences Sociales ou tout autre domaine pertinent ;
Minimum de 3 ans d’expérience comme chef de projet santé ;
Compétence démontrée avec la gestion des subventions de projet, y compris la conception du projet, la préparation du budget, le suivi des dépenses, le suivi et l’évaluation, le reporting, la supervision et la gestion du rendement, etc ;
Possibilité de travailler de façon autonome, mais aussi coordonnée efficacement dans le cadre d’une équipe ;
Fortes compétences analytiques, organisationnelles, de gestion et de leadership ;
Expérience avec le renforcement des capacités et le renforcement des partenariats ;
Expérience dans la conduite des formations pour soutenir le renforcement des capacités ;
Capacité de travailler en étroite collaboration avec, comprendre et soutenir les partenaires locaux comme les organisations identitaires des populations clés ;
Capacité de communiquer et de développer des rapports techniques en Anglais ;
Capacité et volonté de travailler et vivre dans des environnements diversifiés et difficiles.

Avertissement
Cette description des tâches des postes n’est pas exhaustive quant aux qualifications et capacités requises, de même que pour les activités et les responsabilités liées aux postes.
Les procédures pour l’acquisition des compétences de l’ABS reflètent l’engagement dans la protection des enfants et adultes vulnérables contre les abus et exploitation.

Processus de Candidature
Les candidats sont encouragés à postuler jusqu’au 10 Février 2024 à Midi, en envoyant leur CV ne dépassant pas 3 pages, les contacts de trois personnes de référence dont le dernier Employeur, la lettre de motivation détaillée, la copie du dernier diplôme obtenu ainsi que les attestations de services rendus à l’adresse mail suivante : recrutement@absburundi.bi.

Veuillez mentionner le titre du poste dans l’objet du mail.

Pour toute information complémentaire, le(a) candidat(e) pourra appeler au Secrétariat de l’ABS, Tél. : + 257 22 24 87 59.

NB : A compétences égales, les candidatures féminines sont vivement encouragées. Seules les candidatures présélectionnées seront contactées pour les tests de recrutement.

POSTE DE COMPTABLE :

Résumé du poste

Le Comptable quant à lui effectuera principalement les opérations comptables et financières, veillera au respect des procédures comptables et financières internes et nationales, assistera les autres services et projets en ce qui concerne les procédures comptables et financières et en fin, exécutera toute autre tâche administrative liée à la fonction.

Principales fonctions/Responsabilités du (de la) Comptable :

Sous l’autorité du Directeur Exécutif et sous la supervision de la chargée des finances, le Comptable du Projet SHARP a les responsabilités suivantes :

Opérations comptables et financières

Tenir la comptabilité générale et budgétaire des projets (classement, imputation et saisies sous le logiciel de toutes les opérations comptables relatives aux projets) ;
Etablir les paiements ;
Faire la Programmation du réapprovisionnement des comptes bancaires de l’ABS vers les associations de mise en œuvre des projets.
Etablir les rapprochements bancaires mensuels, trimestriels, semestriels et annuels ;
Mettre en place un système informatisé de suivi technico-financier (mesures d’indicateurs de réalisation en liaison avec le budget annuel) ;

Assistance technique aux Organisations Membres et non Membres de l’ABS, Partenaires de mise en œuvre des projets et aux services de la Direction Exécutive

Tenir à jour les registres et journaux de banque des différents projets ;
Contrôler les stocks, les caisses et l’utilisation des fournitures acquis dans le cadre des projets ;
Organiser, superviser, suivre et contrôler l’ensemble des activités financières et comptables des organisations de mise en œuvre des projets.
Participer à l’élaboration des prévisions trimestriels et des budgets annuels des projets ;
Assister les comptables des différentes associations de mise en œuvre dans la préparation et le suivi des activités du projet et du Budget Annuel (PTBA) ;
Organiser et superviser la tenue de la comptabilité générale et budgétaire des Organisations de mise en œuvre des projets.
Organiser des Formations des différents gestionnaires et comptables des organisations de mise en œuvre des projets dans le cadre de renforcement des capacités en matière de comptabilité.
Contribuer au suivi et à l’évaluation des activités financières des associations de mise en œuvre, notamment lors des missions d’évaluation et d’audit ;
Appuyer techniquement les autres projets de l’ABS
Superviser les travaux comptables dans les associations de mise en œuvre ;
Produire les rapports financiers périodiques et les transmettre au bailleur dans les délais ;

Respect des procédures comptables et financières internes et nationales

Participer aux côtes des responsables et des comptables des associations de mise en œuvre à la gestion financière des programmes et projets dans le strict respect des lois et règlements des Bailleurs de Fonds et de la République du Burundi ;
S’assurer du respect scrupuleux aux termes de l’accord de subvention entre les partenaire financiers et l’ABS ;
Respect scrupuleux aux lois et règlements en vigueur au Burundi
Participer à la préparation des missions d’Audit des projets qui interviendront à la fin de chaque année ;
Mettre en place les différents outils de gestion financière ;
Contribuer à la préparation des termes de référence pour et suivre la passation des marchés ;

Profil du candidat

Avoir un diplôme universitaire de niveau minimum ISCO en Comptabilité, Finances ou Gestion (copie du diplôme certifiée conforme exigée)
Être Agé au Maximum de 45 ans au moment de la signature du contrat
Avoir une expérience professionnelle générale d’au moins 10 ans
Avoir une expérience d’au moins 8 ans dans le domaine de la comptabilité des projets et programmes sous financement des institutions financières internationales ;
Avoir des connaissances poussées en manière de finances, plus spécialement en matière de comptabilité. ;
Faire preuve d’un niveau élevé d’organisation et de dynamisme
Avoir une connaissance de l’outil informatique, notamment Word, Excel, Power Point, Access ; etc.
Avoir une connaissance de l’outil informatique, notamment Word, Excel, Power Point, Access ;
Avoir des connaissances particulières dans l’un ou l’autre logiciel de comptabilité (la connaissance du logiciel TOM pro constituerait un atout).
Expérience minimale de 3 ans à travailler dans le domaine des organisations de la société civile ;
Être de nationalité burundaise ou avoir un permis de travail au BURUNDI ;
Une bonne maitrise du travail en consortium avec d’autres organisations de la société civile constituerait est un plus.
Être disponible immédiatement.

Qualités morales et personnelles

Intégrité morale et de qualification dans le domaine de la comptabilité.
N’avoir jamais été condamné pour fraude, corruption ou autres infractions connexes
Niveau élevé d’organisation et de dynamisme ;

Responsabilités de supervision :

L’Assistant comptable et le caissier

Relations Professionnelles (pour tous les postes) :

Interne : les membres des équipes de SHARP, les membres des équipes de différents projets, la Chargée des Finances et le Directeur Exécutif.
Externes : HAI et le personnel des organisations d’exécution des 5 Pays, les organismes gouvernementaux au niveau national et les autorités locales, les ONG locales et internationales, des agences des Nations Unies et les acteurs du secteur privé.

Compétences à l’échelle de l’alliance (pour tout le personnel d’ABS) :

Sert à l’intégrité ;
Gestion des modèles ;
Cultive des relations constructives ;
Favorise l’apprentissage.

Lieu d’affectation :

Bujumbura avec de fréquents déplacements dans les provinces

Pour toute information complémentaire, le(a) candidat(e) pourra appeler au Secrétariat de l’ABS, Tél. : + 257 22 24 87 59.

NB : A compétences égales, les candidatures féminines sont vivement encouragées. Seules les candidatures présélectionnées seront contactées pour les tests de recrutement.

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