APPEL A RECRUTEMENT INTERNE ET EXTERNE

ABS cherche à partir du 1^er Août 2018 un(e) candidat(e) avec la nationalité Burundaise pour le poste suivant :

Assistant au CA et Auditeur Interne à la Direction Exécutive (h/f) (100%)

Basé(e) à Bujumbura, Burundi

Contrat de durée déterminée : 1 an Renouvelable

Contexte

L’ABS est un collectif regroupant plus de 96 associations impliquées dans la lutte contre le VIH et le sida et dans la promotion de la santé au niveau des communautés de base. Son approche de travail est basée sur la stratégie de « faire faire » qui consiste à confier l’exécution des projets aux organisations de mise en œuvre renforcées en capacités opérationnelles, en réservant le rôle d’accompagnement technique aux acteurs de terrain à travers la supervision formative ainsi que le suivi & évaluation.

Ainsi, pour faciliter les activités administratives de la direction Exécutive, ABS voudrait, à travers les présents termes de référence, procéder au recrutement d’un Assistant au CA et en même temps Auditeur de la Direction exécutive.

Rôles et Responsabilités

Placé sous l’autorité directe respectivement du PCA du DE, l’Assistant au CA et Auditeur à la DE a pour rôle :

1. a) En qualité d’Assistant au CA :

• Appuyer la DE dans le suivi des dossiers de demande d’adhésion, leur traitement et s’assurer de leur suivi ainsi que la régularité des membres en collaboration avec le Commissaire à la gouvernance, vie associative et communication;
• Appuyer la DE dans la préparation des réunions du CA (appuyer toute la logistique), dans l’élaboration des procès-verbaux des réunions, ou toute autre taches en rapport avec le bon déroulement du CA;
• Gérer les communications entre le CA et la DE;
• Gérer le classement des correspondances à destination du Président du conseil d’administration et assurer le suivi;
• Servir de liaison entre les associations membres, le CA et le CC;
• Suivre les demandes d’appui divers à l’ABS, leur traitement et mettre à jour les différents appuis techniques et financiers apportés aux associations membres;
• Appuyer la DE dans la mise à jour de la base de données et la cartographie des associations membres et partenaires intervenant dans la lutte contre le Sida et la promotion de la santé communautaire ;
• Vérifier l’exactitude, la validité et l’exhaustivité des dossiers administratifs en collaboration avec la DE et les cabinets d’avocats conseil;
• Assister la DE en lui fournissant un soutien administratif dans le recrutement et la gestion du personnelle;
• Maintenir à jour la base de données du personnel selon les outils de gestion du personnel disponibles à ABS;
• Maintenir les fichiers des ressources humaines en conformité avec les exigences légales;
• Organiser l’accueil, l’orientation et l’accompagnement des visiteurs et partenaires et prendre toutes les dispositions logistiques nécessaires pour faciliter leur transport international et local, la recherche des visas, les réservations de vol et d’hôtel,….;
• Assurer la préparation logistique des missions et les voyages des cadres et des membres du bureau de l’ABS, prendre toutes les dispositions nécessaires pour faciliter leur transport international et local, la recherche des visas, les réservations de vol et d’hôtel et s’assurer de la complétude des documents y relatifs (invitations, ordres de missions, passeports et visa, carte de variation,….)
• Tenir les travaux de Secrétariat dans son ensemble
• Prendre les rendez-vous nécessaires soit pour le staff soit pour le CA ;
• Appuyer l’organisation des réunions, ateliers et séance de travail à l’interne comme à l’externe.b) En qualité d’Auditeur Interne, il doit examiner :
• L’éligibilité et l’exactitude des transactions financières couvrant la période considérée et le solde du compte à la clôture de ladite période ;
• Les transactions et l’utilisation du compte spécial conformément aux dispositions de l’accord de prêt/don et de la lettre de décaissement ; et
• L’adéquation du système de contrôle interne avec cette méthode de décaissements.

• Produire des rapports d’audit comportant: (a) l’opinion de l’auditeur sur les états financiers et (b) l’ensemble des états financiers et des états complémentaires
• En plus du rapport d’audit, l’auditeur doit rédiger une «Lettre à la Direction» dans laquelle il :

 

• Adresse ses commentaires et observations sur la comptabilité, les procédures, les systèmes et les contrôles examinés lors de l’audit ;
• Identifie les anomalies et les points faibles spécifiques du système de contrôle interne et formule des recommandations en vue de leur amélioration ;
• Donne son opinion sur le degré de conformité des états financiers aux engagements financiers contenus dans l’accord de prêt/don et fait, le cas échéant, des commentaires sur les causes internes et externes des anomalies observées ;
• Indique l’état de mise en œuvre des recommandations des rapports d’audit précédents ;
• Relève les problèmes identifiés au cours des missions d’audit susceptibles d’avoir des impacts significatifs sur l’exécution et la continuité du projet, et;
• Attire l’attention de l’emprunteur sur tout autre point qu’il juge pertinent.

• Effectuer toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par ses supérieures hiérarchiques (CA et DE).

Diplômes / Qualifications

• Niveau minimum Licence en Sciences Économiques et Administratives, Option Gestion, Administration des Affaires et Audit des Finances ou toute autres sciences apparentée;
• Formation diplômante en Secrétariat/bureautique;
• Formation, qualification Excel, Word, Powerpoint, etc;
• Formation, qualification en anglais.

Expériences et Compétences

• Expérience : au moins 5 ans dans un poste de Secrétaire- Comptable et d’Auditeur Interne ou Externe;
• Très ouverte et très disponible;
• La connaissance des programmes de lutte contre les IST/VIH-SIDA ou Santé de la reproduction serait un atout;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression;
• Forte capacité communicationnelle, de rédaction de rapports et/ou compte rendus et de synthèse ;
• Connaissance dans le classement des dossiers et l’archivage;
• Avoir de bonnes connaissances en Anglais parlé et écrit.

Durée du Contrat : 1 an incluant une période d’essais de 3 mois.

Lieu d’affectation : Bujumbura avec de fréquents déplacements dans les provinces

Présentation de l’offre

Les candidats seront recrutés sur base de dossiers selon le principe d’égalité et de transparence.

Les candidats intéressés doivent faire parvenir leurs offres en mains propres et sous plis fermés à la Direction Exécutive de l’ABS, au plus tard pour le 6 Juillet 2018 à 16h00 à l’adresse et destinataire ci-après :

Madame la Représentante Légale de l’ABS

Bujumbura, Gatoke, Avenue du 28 Novembre, N°08

Les dossiers sont constitués:

• d’une lettre de motivation ;
• d’un curriculum vitae détaillé et à jour ;
• des copies des diplômes, certifiées conformes aux originaux;
• d’une copie de la carte d’identité;
• des attestations de services rendus et/ou tout autre document attestant les éléments cités dans le CV.